Maltepe Üniversitesi Kurum Arşivi 14.10.2020 tarih ve 23 sayılı Senato Toplantısında alınan 11 numaralı Karara istinaden, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı bünyesinde kurulmuştur. Kurum Arşivi Biriminde bir Arşivcilik Lisans mezunu, bir Bilgi Belge Yönetimi Lisans mezunu ve bir lisans mezunu personel görevlendirilmiştir.
Kurum Arşivinin iş ve işlemlerini yürütmek üzere Arşiv Yönetim Sistemi (AYS) programı satın alınmıştır.
Birimde bir hızlı doküman tarayıcı, bir masa üstü kamera, üç adet masa üstü tarayıcı mevcuttur.
Kurum Arşiv iş ve işlemleri dört ayrı kategoride yürütülmektedir.
1) Kurumsal Hafıza: Üniversitenin kuruluşundan itibaren kurum hafızasında yer alması gereken her türlü önemli belge, fotoğraf, ses, video kaydı vs. sistem içerisinde yer alacaktır.
2) Kurum Arşivi: Üniversite arşivi, Rektörlük ve rektörlüğe bağlı birimlerdeki EBYS’ den önce üretilen ve ayıklama imhaya tabi tutulup saklanmasına gerek görülen tüm basılı materyaller vs. taranarak sisteme kaydedilmektedir. EBYS kullanılmaya başlandıktan sonra EBYS üzerinde üretilen evrak (gelen - giden) ise EBYS ve AYS entegrasyonu yapıldıktan sonra AYS tarafından dosyalama, ayıklama ve imha işlemlerini otomatik olarak yürütecektir.
3) Sınav Zarfları: Üniversitemizin tüm akademik birimlerinde yapılan sınavların sınav zarfları Kurum Arşiv birimine teslim edildikten sonra sisteme girişleri yapılmaktadır. Saklama, imha, ayıklama çalışmaları Kurum Arşivi bünyesinde gerçekleşmektedir. Böylece akademik birimlerin arşivle ilgili iş yükü büyük oranda azalmıştır.
4) Özel Arşivler: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı bünyesinde bulunan özel arşivler, gerekli iş ve işlemlerden sonra sistemde özel arşivler koleksiyonunda yer almaktadır.
Kurum Arşiv Birimi olarak arşivcilik alanında yetişmiş personel altyapısı ile “Arşiv bir milletin hafızasıdır” ilkesinden hareket ederek, üniversitenin kuruluşundan itibaren geleceğe taşınması gereken tüm arşivlik belgeler sistem içerisine dahil edilecektir. Böylece hem geçmişe yönelik bilgi ve belgeler korunmuş hem de "Yaşayan bir arşiv" oluşturulmuş olacaktır.