Proje Başvurularının Değerlendirilmesi
MÜAR Komisyonu proje başvurularını, 3 asil, 1 yedek olmak üzere 4 hakem tarafından hazırlanan değerlendirme raporları çerçevesinde görüşerek karara bağlar. Proje ile ilgili tüm değerlendirmeler akademik gizlilik ilkeleri çerçevesinde yapılır. Hakemlik çağrısının reddedilmesi durumunda, komisyon başkanı sistem üzerinden yeni bir komisyon dışı uzmana hakemlik için çağrı gönderir. Proje konusuyla ilgili uzman bulunamadığı durumlarda üniversite dışından hakem(ler)in değerlendirmesine başvurulur. Bu hakemlerin ıslak imzalı proje değerlendirmeleri proje dosyasına eklenir. Proje başvurusunun değerlendirilmesinin kabul edilmesi durumunda, komisyon dışı hakem proje başvurusuna EBYS üzerinden erişir; aşağıda belirtilen kriterlere göre değerlendirmesini yapar. Proje başvurusuna ilişkin görüşlerini ayrıntılı şekilde değerlendirme formunda belirterek EBYS sistemi üzerinden komisyona iletir.
Proje başvurusu değerlendirme kriterleri:
- Araştırma tamamlandığında bilime ve/veya teknolojiye katkı yapabilecek nitelikte midir?
- Projenin amacı ve varılmak istenen hedefleri yeterince ayrıntılı ve açık bir şekilde belirtilmiş midir?
- Proje önerisinde belirtilen yöntem amaca ve bu alandaki son gelişmelere uygun mudur?
- Öneri sahiplerinin ilgili alandaki bilgi ve tecrübe birikimleri yeterli midir?
- Bütçe gerekçeleri yöntemle ilişkilendirilerek açıkça yazılmış mıdır?
- Proje için istenen destek miktarı gerçekçi midir?
Komisyon, gelen hakem raporları doğrultusunda proje başvurusunu aynı şekilde yukarıda kriterlere göre değerlendirir.
Proje başvurusu, komisyon toplantısında proje başvurusuyla ilgili genel bir tanıtım yapıldıktan sonra görüşler komisyon ile paylaşır; komisyon dışı hakem görüşleri de komisyon başkanı tarafından sözlü olarak sunulduktan sonra proje tartışmaya açılır. Komisyon, komisyon içi ve komisyon dışı hakemlerin görüşleri doğrultusunda başvurunun desteklenmesine, revize edilmesi için yürütücüye geri gönderilmesine ya da reddedilmesine karar verir. Revizyondan gelen proje başvuruları komisyon dışı hakem(ler)e gönderilmez, komisyon içi hakem tarafından değerlendirilerek komisyonda tartışmaya açılır. Sonuç olarak projenin desteklenmesine, revize edilmesi için yürütücüye geri gönderilmesine ya da reddedilmesine karar verilir. Projeler revize edilmek üzere yürütücülere birden fazla kez geri gönderilebilir.
Komisyon, proje başvurusunda önerilen bütçeyi azaltabilir, arttırabilir, önerideki talepleri kısmen veya tamamen iptal edebilir ve/veya projenin süresinin, türünün, adının değiştirilmesini talep edebilir. Proje önerilerinde, proje çalışmalarıyla uyumlu olmayan ve detaylı gerekçesi sunulmaksızın üst sınırda talep edilen bütçeler komisyon tarafından azaltılabilir.
Tarafsızlık ilkesi gereğince hiçbir komisyon üyesi kendi bölümünden bir proje başvurusunun sorumlusu olarak atanmamakta olup, projeler, ulusal/uluslararası proje değerlendirmelerinde olduğu gibi araştırma konusu ile uygunluk (relevance), yapılabilirlik (feasibility), etki, literatüre katkı ve olası çıktılar (dissemination) vb. esaslara göre değerlendirilir. Öte yandan projelerin, uzmanlığı ilgili konuda olmayan MÜAR komisyonu üyelerinin de anlayabileceği şekilde yazılması beklenir.
Yeni proje başvuruları, dönem/sonuç raporları ve proje taleplerinin net, sade ve anlaşılabilir bir dille yazılması beklenir. Net, sade ve anlaşılabilir olmayan metinler, proje hakkında sağlıklı bir değerlendirme yapılmasını güçleştirdiğinden, düzenleme yapılması amacıyla revizyon talep edilmesi ve bu çerçevede yürütücülere birtakım soruların yöneltilmesi oldukça rutin ve olağan bir uygulamadır.
Proje başvurularının değerlendirilme süreci tamamlanmadan bilimsel toplantılara (Konferans, sempozyum, kongre) katılım planlamaları yapılmamalıdır. Değerlendirilme sürelerinin aşılabileceği, proje başvurularının birden fazla kez revizyona gönderilebileceği veya reddedilebileceği göz önüne alınmalıdır.
Proje Kabullerinin Duyurulması
Desteklenmesine karar verilen proje başvuruları için proje sözleşmesi oluşturulur. Bilgisayara yüklenen ve yazdırılarak yürütücü tarafından imzalanan sözleşme çıktısı MÜAR Koordinatörlüğüne gönderilir.
Komisyon tarafından kabul edilen projeler, “sözleşme bekleyen” aşamasında en çok 1 ay bekletilir ve bu süre sonunda gerekli işlemleri tamamlanmayan proje başvurularının değerlendirilme süreci sonlandırılır.
Araştırmadan sorumlu Rektör Yardımcısı tarafından onaylanan sözleşme çıktısı, proje dosyasında arşivlenerek projenin aktif durumuna geçmesi sağlanır.
Araştırma projelerinin desteklenme kararı ve prole kod numarası proje yürütücülerine EBYS üzerinden iletildikten ve sözleşme imzalandıktan sonra proje bütçesi kullanıma açılır. Proje tamamlanıncaya kadar, proje ile ilgili tüm işlemlerde belirlenen proje kodu kullanılır.
MÜAR komisyonu tarafından kabul edilen projelerin sadece birinci yıl ödenekleri komisyonda karara bağlanmakta ve sözleşme imzalandıktan sonra açılmaktadır; diğer yıllara ait bütçeler başvuru sırasında onaylanmaz, sonraki yıllar için öngörü yapılmışsa ara dönem raporunun kabulünden sonra o yıla ait bütçeler MÜAR komisyonunda görüşülerek karara bağlanır.
Projelere İlişkin Formların Düzenlenmesi
Ek Bütçe Talebi
Projelerde kur farkından dolayı ek bütçe talebinde bulunulabilir. Bu taleplerin komisyon değerlendirmesine alınmaları için, proje başlama tarihinden itibaren en çok 3 ay içinde EBYS sistemden iletilmeleri gereklidir. MÜAR kararı ile projeler için, proje bütçesinin %25 'ini geçmeyecek şekilde ilave bütçe verilebilir.
Değişiklik Talebi
Çok zorunlu olmadıkça projenin özünde, yürütücüsünde, ekibinde, takviminde, bütçesinde, çalıştırılacak personelin adı-soyadı bilgilerinde, personelin çalıştırılacağı sürede ve onaylanan bütçe kalemleri, MÜAR Komisyonundan onay alınmadan değişiklik yapılmamalıdır.
Aktif Projenin Dondurulması Talebi
BAP Komisyonuna iletilen değişiklik talebi neticesinde, yapılan değerlendirme sonucunda bir kereye mahsus olmak üzere proje en çok 6 aya kadar dondurulabilir. Dondurulma süresinin bitimini takiben yürütücünün talebine bakılmaksızın proje durumu MÜAR komisyonu kararı ile aktifleştirilir. Projenin dondurulduğu süre proje süresinden düşülmez. Proje, süresi dolmuş bir tez projesi ise askıya alınır, mücbir sebepler komisyon tarafından incelenerek karara bağlanır.
Ek Süre Talebi
Tez projeleri hariç, bilimsel araştırma projeleri ek süreler dâhil en çok 18 ay içerisinde tamamlanır. Tez projeleri için verilen süreler, yetkili birimler tarafından tezler için verilen yasal ek süreleri kapsayacak şekilde uzatılabilir. Ancak süre uzatımı verilen tez projeleri için sağlanacak mali destekler, tez izleme komitesinin onayı ile en fazla 6 (altı) aya kadar devam ettirilir.
Proje Rapor Formlarının Düzenlenmesi
Ara dönem raporlarında o yıl içinde yapılan harcamalar, çalışmalar, alınan sonuçlar ve projenin gidişatı ile ilgili bilgiler yer alır. Kabul edilen bir projenin yürütücüsü, MÜAR Komisyonuna en geç proje süresinin yarısının geçilmemesi şartı ile geçmiş dönemdeki çalışmalarla ilgili bilgilerin yer aldığı ara dönem raporunu sunar. Komisyon, projenin türüne ve özelliğine göre ara rapor sunma sürelerini ve koşullarını değiştirebilir. Ara raporlar Komisyon tarafından incelenir. Komisyon gerekli gördüğü durumlarda konunun uzmanlarının görüşlerine de başvurarak değerlendirme sürecini tamamlayabilir. Projelerin sonraki dilimleri ile ilgili maddi desteğin devamı Komisyonun olumlu görüşüne tabidir. Ara dönem raporları kabul edilir veya revizyona gönderilir. Başarılı bulunan projelerin devam etmesine karar verilir. Komisyon, dönem raporları için birden fazla kez revizyon talep edebilir. Proje yürütücüsü, protokolde belirtilen bitiş tarihini izleyen en geç üç ay içinde, araştırma sonuçlarını içeren proje sonuç raporunu sunar. Lisansüstü tez projeleri için, ilgili birimlerce onaylanmış tezler de sonuç raporu olarak kabul edilebilir. Sonuç raporu Komisyon tarafından değerlendirilerek projenin başarılı sayılıp sayılmayacağına karar verilir. Komisyon gerekli gördüğü durumlarda konunun uzmanlarının görüşlerine de başvurarak değerlendirme sürecini tamamlayabilir. Raporların Teslimi: Projenin kabul edilmesi aşamasında belirlenen ara ve final rapor teslim tarihleri süreç içinde MÜAR'ın onayıyla en fazla 15 gün uzatılabilir. Ancak bu tarihleri geçiren proje yürütücüsüne, bir sonraki yıl bilimsel araştırma projesi desteği verilmez.